1. MISSIONS GLOBALES – ENTREPRISE CLIM’AGE
• Facturation clients
· Établissement de toutes les factures clients de l’entreprise
· Rédaction des situations mensuelles de travaux et validation auprès des clients
· Suivi des paiements à échéance, relances, recouvrement et alertes en cas d’impayés
• Saisie et validation des heures techniciens
· Collecte des relevés d’heures hebdomadaires
· Contrôle de cohérence, validation par le Directeur de service
· Transmission au service paie pour édition des bulletins
• Traitement des factures fournisseurs et sous-traitants
· Réception et enregistrement des factures
· Contrôle avec les bons de commande et livraisons (recollement)
· Classement, dématérialisation et mise en parapheur pour paiement
• Archivage – Gestion documentaire
· Archivage physique et numérique des pièces comptables et administratives
· Mise à jour des documents types hiérarchisés (modèles internes)
· Participation à la dématérialisation progressive
2. MISSIONS SPÉCIFIQUES – SERVICE TRAVAUX
• Appels d’offres – Assistance
· Rédaction et mise en forme des mémoires techniques
· Rassemblement des pièces administratives (Kbis, attestations, assurances, etc.)
· Suivi des délais de réponse, alertes, envois et archivage
• Accueil téléphonique – Service travaux
· Réception et orientation des appels entrants
· Transmission des messages aux interlocuteurs concernés
• Prise de rendez-vous – Coordination
· Organisation des rendez-vous clients (visites, interventions)
· Planification des entretiens de véhicules avec les techniciens
· Coordination des livraisons chantiers avec fournisseurs et équipes
• Assistance au Directeur de service travaux
· Soutien administratif ponctuel
· Participation aux synthèses, tableaux de suivi, relances ou mises en forme de documents
• Mise en place et suivi des indicateurs de performance du service travaux
· Création des tableaux de bord et outils de suivi trimestriels
· Collecte, centralisation et mise à jour des données de performance
· Aide à l’analyse des résultats et à la diffusion aux équipes
· Suivi des objectifs définis et alerte en cas de dérive